1. Nếu khách hàng vẫn muốn nhận hóa đơn giấy thì phải làm thế nào?

Trong trường hợp khách hàng vẫn chưa thực sự chắc chắn về hình thức hóa đơn điện tử và vẫn muốn nhận hóa đơn dưới dạng giấy, doanh nghiệp có thể in ra bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký tên, đóng dấu đỏ và gửi cho khách hàng.

2. Hóa đơn điện tử mang lại những lợi ích gì cho doanh nghiệp?

So với hình thức hóa đơn tự in, đặt in trước đây, việc áp dụng hóa đơn điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

  • Giảm chi phí in ấn hóa đơn, lưu trữ hóa đơn, vận chuyển hóa đơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh
  • Hóa đơn được xuất lập vận chuyển tới khách hàng bằng phương thức điện tử, tránh được tình trạng cháy, hỏng, mất hóa đơn.
  • Đảm bảo độ chính xác và an toàn cao, tránh tình trạng làm giả hóa đơn
  • Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, giảm thiểu các thủ tục hành chính: Có thể tạo mẫu hóa đơn, phát hành hóa đơn ngay tại doanh nghiệp và gửi lên cơ quan thuế qua đường điện tử.
  • Doanh nghiệp có thể tạo lập và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay sau khi ký số thông qua nhiều hình thức như: email, tin nhắn SMS, tra cứu trên website tra cứu hóa đơn, copy vào USB,…
3. Điều kiện để doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo thông tư 32/2011/TT-BTC quy định, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn điện tử cần đáp ứng các điều kiện sau:

  • Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
  • Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
  • Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
  • Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
  • Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
  • Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;

+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

4. Doanh nghiệp cần phải làm những thủ tục gì để có thể phát hành hóa đơn điện tử?

Tương tự như hình thức hóa đơn tự in, doanh nghiệp cần làm các thủ tục sau để có thể phát hành hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mình:

  • Ra quyết định áp dụng hình thức hóa đơn điện tửtheo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32/2011/TT-BTC và gửi lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp để nhận được sự cho phép của cơ quan thuế
  • Tạo hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế quản ký doanh nghiệp
  • Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
  • Doanh nghiệp có thể gửi 3 văn bản này cho cơ quan thuế bằng một trong hai cách:

+ bằng văn bản giấy (đã ký tên và đóng dấu đỏ) gửi trực tiếp đến bộ phận tiếp nhận của cơ quan thuế

+ bằng văn bản điện tử (đã ký điện tử) thông qua cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

5. Hóa đơn điện tử áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Theo như quy định ở Khoản 1, Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, hình thức hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:

– Hóa đơn giá trị gia tăng 01GTKT

– Hóa đơn bán hàng 02GTTT

– Hóa đơn bán hàng (dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan) 07KPTQ

– Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển hàng hóa nội bộ 03XKNB

– Phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý 04HGDL

6. Làm thế nào để thuyết phục khách hàng nhận hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử đang là hình thức hóa đơn mới, vì vậy đối với nhiều khách hàng vẫn còn là mới lạ và nhiều bỡ ngỡ. Tuy nhiên, khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm khi sử dụng hóa đơn điện tử vì có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành gồm:

  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ
  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể chỉ ra cho khách hàng thấy việc sử dụng hóa đơn điện tử còn đem lại rất nhiều lợi ích:

  • Giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ hóa đơn… so với sử dụng hóa đơn giấy
  • Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, tăng năng lực cạnh tranh;
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán; đối chiếu dữ liệu; quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế,…
  • Quá trình thanh toán nhanh hơn do việc lập, gửi/nhận hóa đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử;
  • Góp phần hiện đại hóa công tác hạch toán kế toán, quản trị doanh nghiệp để phù hợp với xu thế kinh doanh ngày càng phát triển trên thị trường quốc tế hiện nay.

Ngoài ra khi bước đầu triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, nếu khách hàng chưa thật sự yên tâm về hóa đơn điện tử, doanh nghiêp có thể gửi cho khách hàng cả hóa đơn điện tử và bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử trên giấy đã được đóng dấu đỏ và có đầy đủ chữ ký của bên bán.

7. Doanh nghiệp phải xử lý thế nào nếu hóa đơn đã ký số rồi mới phát hiện ra sai sót?

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn và ký số thành công mới phát hiện ra có sai sót, doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp xử lý thích hợp:

  • Trường hợp chỉ sai thông tin khách hàng (trừ mã số thuế):

– Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng ( tên, địa chỉ, số điện thoại, …), thông tin về dịch vụ, sai lỗi chính tả … thì thực hiện lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng

– Biên bản được lập thành 2 bản (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán hoặc cả hai bên ký điện tử vào biên bản), mỗi bên lưu trữ một bản để cơ quan thuế kiểm tra khi cần

  • Trường hợp sai các thông tin khác:
  • Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế:

+  Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai thông tin tiền hàng, mặt hàng thì thực hiện thủ tục điều chỉnh hóa đơn

+  Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, số tiền điều chỉnh lại cho đúng (biên bản lập thành 2 bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)

+  Thực hiện chức năng lập HĐĐT điều chỉnh (trên HĐĐT điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất, thuế GTGT, tiền thuế GTGT cho HĐĐT số… ký hiệu … ngày tháng năm”

+  Ký số và gửi lại hóa đơn cho khách hàng

  • Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế:

+  Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ), thông tin về dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn… thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn thay thế

+  Lập biên bản thỏa thuận giữa hai bên về việc lập hóa đơn thay thế (biên bản lập thành hai bản có đầy đủ chữ ký và dấu của hai bên)

+ Thực hiện chức năng lập HĐĐT thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…..Ký hiệu, ngày tháng năm”)

+  Ký số và gửi lại hóa đơn thay thế cho khách hàng

  • Trường hợp hóa đơn đã lập và chưa gửi cho người mua:

+  Nếu phát hiện hóa đơn đã lập nhưng chưa gửi cho bên mua, hoặc hóa đơn đã lập nhưng bên mua lại muốn hủy bỏ giao dịch thì doanh nghiệp thực hiện thủ tục xóa bỏ hóa đơn.

+  Lập phiếu giải trình nêu rõ lý do sai phải xóa bỏ hóa đơn

+  Thực hiện chức năng xóa bỏ HĐĐT đã lập

+  Lập hóa đơn mới, ký số và gửi lại cho khách hàng

8. Bên bán có cần phải lưu trữ hóa đơn không?

Hóa đơn điện tử vẫn là một loại hình hóa đơn nên theo luật kế toán và luật giao dịch điện tử, doanh nghiệp (bên bán) vẫn cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Nhưng doanh nghiệp không cần phải lưu trữ hóa đơn dưới dạng giấy nữa mà chỉ cần lưu trữ hóa đơn dưới dạng điện tử trên hệ thống máy tính của doanh nghiệp

9. Hóa đơn điện tử có bị giới hạn về số lượng hóa đơn phát hành hay không?

Dựa trên chính sách của cơ quan thuế hiện nay, mức giới hạn về số lượng hóa đơn thông báo phát hành đã được xóa bỏ. Theo đó, các loại hình hóa đơn như hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử  không bị giới hạn về số lượng hóa đơn phát hành. Tuy nhiên, theo quy định số hóa đơn là 7 số nên vẫn chỉ có tối đa là 9.999.999 hóa đơn được phát hành cho một mẫu số, ký hiệu đó.

10. Doanh nghiệp có thể đăng ký song song hai hình thức lập hóa đơn giấy (đặt in, tự in) và hóa đơn điện tử hay không?

Theo như quy định tại Khoản 3, Điều 7 của Thông tư 32/2011/TT-BTC, doanh nghiệp có thể hoàn toàn sử dụng hai hình thức lập hóa đơn song song và nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như quy trình bình thường:

“… 3.Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đối với mỗi lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tổ chức kinh doanh chỉ sử dụng một (01) hình thức hóa đơn, cụ thể: nếu tổ chức kinh doanh sử dụng hóa đơn tự in cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thì không dùng hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử cho lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đó; nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in; nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in….”

11. Việc viết tắt trên hóa đơn điện tử có gì khác các loại hình hoá đơn khác không?

Đối với hoá đơn điện tử, tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua” không bị hạn chế số ký tự như đối với các loại hình hoá đơn khác và cũng phù hợp với nội dung Điều 16, mục 2, khoản b Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010; Và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ quy định “ Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hoá đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như “Phường” thành “P”, “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” thành “CP”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường , xã, quận , huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

12. Hiện nay, việc xuất hóa đơn kèm bảng kê khá phổ biến vậy việc xuất hóa đơn kèm bảng kê đối với hóa đơn điện tử thì như thế nào?

Do hình thức hóa đơn điện tử là dữ liệu hóa đơn được lưu trữ dưới định dạng điện tử chứ ko phải in ra giấy như các hình thức hóa đơn tự in, đặt in, vì vậy, hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng như hóa đơn giấy đặt in thông thường. Hóa đơn điện tử có thể lưu trữ số lượng dòng hàng lớn trên dữ liệu hóa đơn điện tử mà không cần phải đính kèm bảng kê như hóa đơn giấy.

 

13. Cách thức kê khai thuế khi sử dụng loại hình hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là một hình thức hóa đơn, có đầy đủ giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật nên hóa đơn điện tử có thể sử dụng là căn cứ để hạch toán kế toán và kê khai thuế. Vì vậy, khi doanh nghiệp chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp vẫn thực hiện kê khai thuế bình thường như khi sử dụng hóa đơn giấy.

14. Hóa đơn điện tử có liên giống như hóa đơn giấy hay không?

Do hình thức hóa đơn điện tử là dữ liệu hóa đơn được lưu trữ dưới định dạng điện tử chứ ko phải in ra giấy như các hình thức hóa đơn tự in, đặt in, vì vậy, cả bên bán và bên mua đều có thể lưu trữ bản gốc của hóa đơn điện tử. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn điện tử duy nhất. Do đó, hóa đơn điện tử không có khái niệm liên.

15. Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử cho khách hàng được không? Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để ký hóa đơn điện tử được không?

– Doanh nghiệp có thể dùng chứng thư số của hệ thống iHTKK để ký hóa đơn điện tử.

– Doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều chữ ký số để thực hiện lập hóa đơn và ký điện tử cho hóa đơn. Nhưng cần đảm bảo những chữ ký số đó là hoàn toàn hợp lệ (còn thời hạn sử dụng và đăng ký bằng tên của chính doanh nghiệp)

16. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo như định nghĩa tại Điều 3 của Thông tư 32/2011/TT-BTC:

“… 1. Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

 Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;  phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

  1. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.…”.
17. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử là gì?

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

+ Các văn bản do Chính phủ ban hành:

  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

+ Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành:

  • Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
18. Chữ ký điện tử hay chứng thư số là gì ?

Chữ ký số còn được gọi là chứng thư số là một con dấu để xác nhận văn bản này là của của Doanh nghiệp sử dụng để ký vào những báo cáo, văn bản mà Doanh nghiệp giao dịch đặc biệt là với cơ quan thuế, cơ quan hải quan và cơ quan bảo hiểm.

– Doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số để kê khai thuế qua mạng, kê khai Hải quan điện tử, giao dịch trong lĩnh vực Bảo hiểm và ký điện tử vào hóa đơn điện tử.

– Chữ ký số có hình dạng như một chiếc USB được gọi là USB Token. Chữ ký số được bảo mật bằng mật khẩu được gọi là mã PIN.

– Thông tin có trong một chữ ký số:

+ Tên của Doanh nghiệp bao gồm: Mã số thuế, Tên Công ty….

+ Số hiệu của chứng thư số (số seri)

+ Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số

+ Tên của tổ chức chứng thực chữ ký số (Ví du: VNPT-CA)

+ Chữ ký số của tổ chức chứng thực chữ ký số.

+ Các thư hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng  số.

+ Các hạn chế về trách nhiệm của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.

+ Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông Tin Truyền Thông.

– Chứng thư số là cặp khóa đã được mã hóa dữ liệu gồm thông tin công ty & mã số thuế của DN, dùng để ký thay cho chữ ký thông thường , được ký trên các loại văn bản và tài liệu số như : word, excel, pdf….., những tài liệu này dùng để nộp thuế qua mạng, khai hải quan điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử khác.

19. Khi sử dụng hình thức hóa đơn điện tử, nếu doanh nghiệp cần phải xuất hóa đơn đi đường chứng minh nguồn gốc thì sẽ phải giải trình thế nào với lực lượng chức năng?

Hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử nên không cần thiết phải in ra giấy. Tuy nhiên trong trường hợp doanh nghiệp cần có hóa đơn đi đường để xuất trình cho cơ quan chức năng thì doanh nghiệp buộc phải in chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy và tuân thủ theo quy định tại Điều 12 của Thông tư 32:

“… Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy

  1. Nguyên tắc chuyển đổi

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

  1. Điều kiện

Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

  1. a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
  2. b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
  3. c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
  4. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi

Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.

  1. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi

Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn  chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi….”

20. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính thì tôi phải làm gì?

Khi nhận được hóa đơn điện tử do bên bán gửi qua email hay tải về từ website tra cứu hóa đơn dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:

– Giải nén file .zip vừa tải về bằng chương trình giải nén Winrar hoặc bẳng tính năng giải nén của Windows

– Vào thư mục vừa giải nén xong, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml

Trên danh sách thao tác hiển thị, bạn chọn Open with và tìm chọn trình duyệt bất kỳ để mở hóa đơn (Google Chrome, Firefox, Internet Explorer,…)

– Trường hợp trình duyệt của bạn ko hiển thị ko danh sách chọn, thì bạn chọn Browse để tìm đến trình duyệt cần tìm.

– Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho bạn kiểm tra.

21. Cách tra cứu hóa đơn điện tử trên website tra cứu do bên bán cung cấp?

* Trường hợp bạn nhận được Mã nhận hóa đơn từ bên bán:

– Bước 1: Truy cập vào Website tra cứu do bên bán cung cấp

– Bước 2: Nhập Mã nhận hóa đơn, Mã kiểm tra và nhấn nút Tra cứu

– Bước 3: Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán thì cần phải ký điện tử vào hóa đơn với tư cách là khách hàng

– Bước 4: Tải hóa đơn về máy tính để lưu trữ

* Trường hợp bạn nhận được Tài khoản đăng nhập từ bên bán:

– Bước 1: Truy cập vào Website tra cứu do bên bán cung cấp

– Bước 2: Nhập thông tin tài khoản đăng nhập: tên đăng nhập, mật khẩu, sau đó chọn nút Đăng nhập

– Bước 3: Sau khi đăng nhập, bạn có thể Tìm kiếm hóa đơn của bạn theo ngày tháng hóa đơn, số hóa đơn, mẫu số, ký hiệu,….

– Bước 4: Trường hợp khách hàng là đơn vị kế toán thì cần phải ký số vào hóa đơn với tư cách là khách hàng

– Bước 5: Tải hóa đơn về máy tính để lưu trữ

22. Để xem được hóa đơn điện tử khách hàng có cần phải cài đặt thêm phần mềm nào nữa không?

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng cần cài đặt thêm các chương trình sau (nếu chưa có sẵn):

– Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip

– Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

23. Bên mua phải làm gì khi phát hiện ra thông tin hóa đơn điện tử bị sai sót?

Trong trường hợp bên mua phát hiện ra có sai sót trong hóa đơn điện tử được nhận, bên mua cần liên hệ với bên bán để thông báo về thông tin sai sót trên hóa đơn và thỏa thuận đưa ra phương án xử lý phù hợp:

+ Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và dấu của hai bên

+ Lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế hoặc xóa bỏ hóa đơn

24. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn ở dạng giấy không?

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file dữ liệu điện tử. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn điện tử về để lưu trữ. Trường hợp bên mua vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên mua có thể đề xuất bên bán in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho mình.

25. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng phương thức nào?

Trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:

+ Tiền mặt

+ Chuyển khoản

+ Thẻ tín dụng

+ Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.